Elke leidinggevende krijgt er vroeg of laat mee te maken: moeilijke gesprekken voeren. Of het nu gaat om gesprekken met medewerkers over ongewenst gedrag, kledingvoorschriften, niet functioneren of zelfs ontslag, elk van deze gesprekken is lastig te voeren. Je wilt voorkomen dat het gesprek escaleert, waardoor iemand zich ziek meldt of ontslag neemt. Het doel van een moeilijk gesprek is om de situatie voor beide partijen te verbeteren.
Bij Inspiration Builders weten we dit als geen ander. We begeleiden (beginnend) leidinggevenden al jarenlang, onder andere op dit gebied. We hebben een aantal tips die je helpen om beter moeilijke gesprekken te voeren.
Het is cruciaal om je goed voor te bereiden op een moeilijk gesprek. Als je precies weet wat je wilt zeggen en wat je doel is, verloopt het gesprek soepeler en begrijpt de ontvanger beter wat je bedoelt.
Moeilijke gesprekken worden vaak op de afdeling gevoerd, maar dit is een absolute no-go. Een moeilijk gesprek kun je beter voeren op een locatie buiten de afdeling van de medewerker. Dit zorgt voor een neutrale omgeving, waardoor de medewerker zich minder aangevallen voelt en het gesprek constructiever kan verlopen.
De medewerker wil weten waar hij of zij aan toe is. Kom dus direct en zo snel mogelijk met de boodschap. Probeer tijdens het brengen van de boodschap buiten de emotie te blijven en benoem enkel feiten die je zeker weet. Vertel deze feiten vanuit je eigen perspectief en niet vanuit anderen. Hierdoor voelt de medewerker zich minder aangevallen.
Een verhaal heeft altijd twee kanten. De medewerker wil zich ook gehoord voelen en zijn kant van het verhaal kunnen uitleggen. Vergeet niet om bij je standpunt te blijven (tenzij je het verkeerd hebt gezien) en maak duidelijke afspraken voor de toekomst. Benoem specifiek wat je van de medewerker verwacht, in plaats van wat je niet meer wilt zien.
Plan een vervolgafspraak in om de gemaakte afspraken te evalueren. Hierdoor hebben jij en de medewerker weer een momentje om te bespreken hoe de uitgesproken verwachtingen ervoor staan. Dit biedt je ook weer kans om bij te sturen.
Hulp nodig bij het voeren van moeilijke gesprekken? Neem dan vrijblijvend contact op met Ard!
